Gjennomføre medarbeidersamtale
Årlig medarbeidersamtale (samtaleskjema/handlingsplan) gjennomføres i perioden mai - oktober.

Etter alle samtaler er gjennomført informerer leder vernenombud om resultatet (i hovedtrekk) for avdelingen som helhet (det skal ikke informeres på forhold som gjelder den enkelte medarbeider). Hensikten med denne informasjonen er å gi verneombudet best mulig kjennskap til det arbeidsmiljøet som verneombudet skal representere.

Når leder har gjennomført samtaler med avdelingens/enhetens medarbeidere kan det være behov for å gjennomføre tiltak som er felles for alle medarbeidere. Disse tiltakene legges inn i aktivitetsplan (mal) (les mer om å oppdatere aktivitetsplan nedenfor), hvor tiltak skisseres og ansvars- og tidsfestes.

Tiltak som gjelder den enkelte medarbeider beskrives i samtaleskjema/handlingsplan. Dette er fortrolig informasjon mellom leder og den enkelte medarbeidere og denne dokumentasjon oppbevares i personalmappa.

Oppdatere aktivtetsplan
Når avdelingene/enhetene har gjennomført kartlegginger av eget arbeidsmiljø (medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtaler og vernerunder) skal det utarbeides en aktivitetsplan basert på resultatene fra kartleggingene. I aktivitetsplanen skal tiltak skisseres, tidspunkt for gjennomføring og hvem som har ansvaret for gjennomføringen. Det utarbeides kun èn aktivitetsplan som oppdateres etterhvert som kartlegginger gjennomføres gjennom hele året.

Planlagte, gjennomførte HMS-aktiviter skal dokumenteres fortløpenede i avdelingens aktivitetsplan, dette gjelder både resultater fra gjennomførte kartlegginger (vernerunder, medarbeiderundersøkelser og evt. medarbeidersamtaler) og løpende HMS-arbeid forvørig (ikke avdekket gjennom kartlegginger).

I hverdagen oppstår det utfordringer og problemer som må løses umiddelbart uavhengig av øvrig kartlegging. Dette kan være forhold eks. knyttet til fysiske forhold, helsemessige forhold, høyt arbeidspress, konflikter. Dokumentasjon for det enkelte sak/tilfelle/avvik oppbevares i hos den enkelte leder (elektronisk/fysisk), mens selve avvik/tiltak registeres fortløpende i avdelingens aktivitetsplan. NB: Sensitiv informasjon om enkeltmedarbeidere oppbevares i personalmappen.

Aktivitetsplanen skal være kjent og tilgjengelig for avdelingens/enhetens medarbeidere.

I tillegg oppdateres avdelingens ordinære handlingsplan.